Die wichtigsten Fragen und Antworten

Sie können sich mit „Mein Unternehmenskonto“ („Mein UK“) anmelden. Informationen zu „Mein UK“ finden Sie unter www.mein-unternehmenskonto.de.

Sie können sich unter www.mein-unternehmenskonto.de registrieren. Sollten Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat für Ihr Unternehmen besitzen, existiert bereits ein Unternehmenskonto für Ihre Organisation und Sie können sich über die Schaltfläche Login mit „Mein Unternehmenskonto“ anmelden.

Die Anmeldung am Lieferantencockpit mit „Mein UK“ erfolgt üblicherweise mit einem ELSTER-Organisationszertifikat. Alternativ können weitere Anmeldemöglichkeiten wie eine ELSTER-Signaturkarte oder ein Signaturstick verwendet werden

Nach der erfolgreichen Anmeldung mit „Mein UK“ werden Sie zum Lieferantencockpit weitergeleitet.

Über die Administrationsoberfläche von „Mein UK“ können Sie alles, was mit dem Unternehmenskonto in Verbindung steht, verwalten (z. B. Registrierung, Erstellung ELSTER-Organisationszertifikate). Das Unternehmenskonto können Sie auch für die Anmeldung bei anderen Verwaltungsleistungen nutzen.

Informationen zur Benutzung und zu den Systemvoraussetzungen von „Mein UK“ finden Sie unter www.mein-unternehmenskonto.de.

Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Das Lieferantencockpit ist eine zentrale Plattform für alle Lieferanten, die einen Rahmenvertrag mit dem Bund, Ländern oder Kommunen abgeschlossen haben. Hier haben Sie einen Überblick über alle ihre Rahmenverträge und können ihre Kataloge im einheitlichen Format über einen zentralen Zugang zur Verfügung stellen. Es soll darüber hinaus zu einer Plattform für Bestellungen und Anfragen erweitert werden.

Das Lieferantencockpit bietet Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Rahmenverträge im öffentlichen Sektor. Hier können Sie zentral Ihre Katalogdaten prüfen und freigeben lassen. An das Lieferantencockpit sind verschiedene Katalogsysteme angebunden, sodass Sie Ihre Kataloge im einheitlichen BMEcat-Format hochladen können – ganz egal, welches Katalogsystem Ihre Kunden benutzen. So erleichtert das Lieferantencockpit Ihre Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Behörden. Zukünftig werden Sie auch Bestellungen und Anfragen über die Plattform entgegennehmen können.

Das Lieferantencockpit können alle Lieferanten nutzen, die ihre Dienstleistungen und Produkte im öffentlichen Sektor anbieten und dazu einen Rahmenvertrag mit dem Bund, Ländern oder Kommunen abgeschlossen haben. Voraussetzung ist, dass das jeweilige Katalogsystem an das Lieferantencockpit angebunden ist.

Vorerst ist nur das Bremische elektronische Katalog- und Bestellsystem „BreKat“ an das Lieferantencockpit angebunden. Es sollen aber schnellstmöglich weitere folgen. Unter diesem Punkt in den FAQ finden Sie jederzeit eine aktuelle Übersicht aller angebundenen Systeme.

Sie können sich mit „Mein Unternehmenskonto“ („Mein UK“) anmelden. Das Unternehmenskonto können Sie unter www.mein-unternehmenskonto.de beantragen und auch für die Anmeldung bei weiteren Verwaltungsleistungen nachnutzen.

Ausführliche Informationen zur Benutzung des Lieferantencockpits finden Sie im Benutzer-Handbuch.

In Ihrem Lieferantencockpit finden Sie eine Übersicht Ihrer Rahmenverträge. Dort können Sie sowohl alle Details zu Ihren Verträgen als auch den aktuellen Status Ihrer Katalogdaten auf dem Weg zur Freigabe einsehen.

Wenn Sie einen Rahmenvertrag abgeschlossen haben, müssen Sie Ihrem Vertragspartner die Lieferantencockpit-ID Ihrer Organisation mitteilen. Die Lieferantencockpit-ID wird Ihnen nach der Anmeldung im Lieferantencockpit angezeigt. Wenn Ihr Vertragspartner die Lieferantencockpit-ID in seinem Katalogsystem hinterlegt hat, kann Ihr Rahmenvertrag an das Lieferantencockpit übermittelt werden. Anschließend können Sie im Lieferantencockpit auf den Rahmenvertrag zugreifen.

Eine Katalogdatei listet Ihre Produktdaten in strukturierter Form auf. Im Lieferantencockpit können Sie Katalogdateien nur als XML im BMEcat-Standard hochladen. Diese Beispieldatei können Sie als Vorlage verwenden und mit Ihren Daten befüllen.

Eine Mediadatei umfasst Dateien, die Sie zusätzlich in Ihrem Katalog bereitstellen – beispielsweise Bilder oder PDF-Anlagen. Sie können sie im Lieferantencockpit zusätzlich zu Ihrer Katalogdatei als ZIP-Datei hochladen.

Die Katalogdaten sind das Paket aus Katalogdatei und Mediadatei zusammen.

Um Katalogdaten freigeben zu lassen, laden Sie in der Übersicht Ihrer Rahmenverträge Ihre Katalogdatei in das Lieferantencockpit hoch. Sie sollte eine XML-Datei im BMEcat-Standard sein. Zusätzlich können Sie hier auch eine Mediadatei als ZIP-Datei hochladen. Wir übermitteln die Katalogdaten anschließend an das Katalogsystem Ihres Vertragspartners. In der Übersicht Ihrer Rahmenverträge informieren wir Sie über den aktuellen Status Ihrer Daten. Sobald Ihr Vertragspartner sie geprüft und freigegeben hat, erscheint dort ein grünes Häkchen.

Ihre Katalogdateien können Sie nur im BMEcat-Standard hochladen. Ihre Katalogdateien sind noch nicht im BMEcat-Format? Diese Beispieldatei können Sie als Vorlage verwenden und mit Ihren Daten befüllen. Achten Sie auch auf die Größe der Dateien: Sie dürfen jeweils nicht größer als 100 MB sein.

Ihre Mediadatei können Sie nur als ZIP-Datei hochladen. Sie sollte alle Ihre Bilddaten und Zusatzdateien enthalten. Achten Sie auch auf die Größe der Dateien: Sie dürfen jeweils nicht größer als 200 MB sein.

Bei dem BMEcat-Standard handelt es sich um ein standardisiertes Format, das für den Austausch von Katalogdaten entwickelt wurde und auf XML basiert. Ihre Katalogdateien sind noch nicht im BMEcat-Format? Diese Beispieldatei können Sie als Vorlage verwenden und mit Ihren Daten befüllen. Sie berücksichtigt die Version 2005 des BMEcat. Sollten in Zukunft neue Datenfelder hinzukommen oder sich die Struktur ändern, aktualisieren wir die Vorlage für Sie.

Wenn Sie Katalogdaten im Lieferantencockpit hochgeladen haben, können Sie sie nachträglich nicht mehr bearbeiten. Achten Sie also darauf, die Daten vorher sorgfältig zu prüfen.

Den Status Ihrer Katalogdaten können Sie jederzeit in der Übersicht Ihrer Rahmenverträge einsehen. Sobald Ihr Katalog freigegeben ist, erscheint im Status ein grüner Haken mit der Meldung „freigegeben“.

Wenn Ihr Vertragspartner eine Änderung wünscht, klicken Sie in der Detailansicht des jeweiligen Rahmenvertrags auf „Änderungen hochladen“. Im Anschluss können Sie Ihre geänderte Katalog- oder Mediadatei auswählen und hochladen. Achten Sie auch hier auf das richtige Format und die Größe der Datei. Wenn Sie die Änderungen im Lieferantencockpit bereitgestellt haben, ist wieder Ihr Vertragspartner am Zug.

Wenn Sie nach der Freigabe Ihres Katalogs Änderungen hochladen wollen, öffnen Sie die Übersicht Ihrer Rahmenverträge und klappen Sie die Detailansicht des entsprechenden Vertrags auf. Dort können Sie eine aktualisierte Katalogdatei hochladen.

Beratungsanfragen sind Rückfragen, die Ihre Kund:innen zu Ihren Produkten stellen sowie Anfragen zur Unterstützung bei der Bestellung oder der Zusammenstellung von Warenkörben.

Aktuell können nur Sie selbst Beratungsanfragen im Lieferantencockpit erstellen, beispielsweise als Dokumentation eines Telefonats mit Ihren Kund:innen. Die Vorteile der Dokumentation von Beratungsanfragen im Lieferantencockpit sind die zentrale Übersicht direkt im Lieferantencockpit sowie die dafür konzipierte Eingabemaske und die Nachverfolgung der Beratungsanfragen durch entsprechende Statusanzeigen.

Die direkte Übermittlung von Beratungsanfragen in das Lieferantencockpit durch angebundene Katalogsysteme Ihrer Vertragspartner befindet sich bereits in der Entwicklung. Diese werden dann automatisch in der Übersicht Ihres Lieferantencockpits erscheinen. Somit können Sie Beratungsanfragen unmittelbar und ausschließlich in Ihrem Lieferantencockpit erfassen und bearbeiten.

Sie können Beratungsanfragen für alle angebundenen Katalogsysteme direkt im Lieferantencockpit beantworten. Das Lieferantencockpit übermittelt diese dann an die zu beratende Person. Im Lieferantencockpit können Sie die Beratungsanfragen standardisiert dokumentieren, verwalten und nachhalten, auch wenn die Beantwortung über alternative Kanäle wie beispielsweise ein Telefongespräch erfolgt. Erledigte Anfragen können Sie abschließen oder löschen und in Ihre eigene Dokumentation übernehmen.

Ein Warenkorbvorschlag ist eine individuelle Auswahl von Produkten, die Sie Ihrer Kundschaft empfehlen können. Die bestellende Person kann den Warenkorbvorschlag direkt in den Warenkorb im Katalogsystem übernehmen und bestellen. Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss das Katalogsystem Ihres Vertragspartners sie unterstützen.

Wenn Sie eine Beratungsanfrage von Ihrer Kundschaft erhalten haben, können Sie den Warenkorbvorschlag im Lieferantencockpit als Datei in Ihrer Antwort anhängen. Bitte achten Sie dabei auf das richtige Format und die richtige Größe: Sie können Warenkorbvorschläge nur im JSON-Format mit maximal 10 MB hochladen. Diese Beispieldatei können Sie als Vorlage verwenden und mit Ihren Daten befüllen.

Vertragsstörungen sind übergreifende Störungen der Leistungserbringung, die sich auf Rahmenvertragskonditionen beziehen. Beispiele für solche Vertragsstörungen sind unterbrochene Lieferketten, die Nichteinhaltung von vereinbarten Voraussetzungen (z. B. Gütesiegel oder nachhaltige Produktion) oder Vertragsverletzungen in betrügerischer Absicht (z. B. Fälschung von Abrechnungsbelegen).

Lieferanten haben zwei Optionen, um Ihre Vertragspartner über Vertragsstörungen zu informieren. Die erste Option ist das Kontaktformular, über die eine Meldung erfasst und an den Vertragspartner übermittelt wird. Die zweite Option ist die Meldung einer Vertragsstörung direkt über die Detailansicht Ihrer Rahmenverträge. So können im Lieferantencockpit zentral die betroffenen Rahmenverträge gesichtet und die dazugehörigen Vertragsstörungen gemeldet werden. Ihr Vertragspartner wird durch die Vertragsstörungsmeldung informiert und kann sich mit Ihnen per E-Mail oder telefonisch in Verbindung setzen.

Vertragsstörungsmeldungen, die Sie von Ihrem Vertragspartner empfangen, können Sie im Lieferantencockpit ebenfalls auf der Detailansicht Ihrer Rahmenverträge einsehen. Bitte setzen Sie sich mit dem Ansprechpartner per E-Mail oder telefonisch in Verbindung, um diese zu klären.

Lieferanten können im Lieferantencockpit neue und stornierte Bestellaufträge Ihrer Vertragspartner sowie lieferantenseitig abgeschlossene Bestellaufträge einsehen und zusätzlich per E-Mail übermittelt bekommen. Die Bestellaufträge werden direkt aus dem Katalogsystem an das Lieferantencockpit übermittelt. Die Bestellung im XML-Format (XBestellung) wird Lieferanten im Lieferantencockpit zum Download bereitgestellt und zusätzlich per E-Mail zugestellt. Nach Sichtung des Bestellauftrags haben die Lieferanten außerdem die Möglichkeit, ihren Vertragspartnern die Lieferbarkeit der jeweiligen Bestellung zurückzumelden. Mit der Angabe zur Zustellung wird der Bestellauftrag lieferantenseitig abgeschlossen und anschließend nach 30 Tagen aus dem Lieferantencockpit entfernt. Das gleiche gilt für stornierte Bestellaufträge.